Pentru a folosi Claude pe documentele firmei, începe cu o activitate precisă: pregătirea unei oferte, compararea unor propuneri sau rezumatul unui dosar. Un proiect în care încarci tot ce ai, fără să alegi versiunile și instrucțiunile, poate produce răspunsuri greu de verificat.
În Claude, Projects permite folosirea unor documente de referință și a unor instrucțiuni comune în conversațiile proiectului. Mai jos este un exemplu de organizare pentru pregătirea ofertelor. Este o propunere de lucru; nu presupune că modelul poate aproba prețuri sau condiții comerciale.
Alege documentele care pot susține răspunsul
Pentru acest exemplu, ai putea avea nevoie de descrierea serviciilor, regulile de ofertare și un model de ofertă fără date de client. Adaugă numai versiunile pe care firma le folosește acum. Numește-le astfel încât să poți recunoaște documentul și data lui.
Dacă două fișiere dau prețuri diferite pentru același serviciu, clarifică diferența înainte să le folosești. Poate fi o listă veche, o excepție comercială sau un preț care include altceva. Modelul nu ar trebui să aleagă în locul responsabilului comercial ce regulă este valabilă.
Documentația Anthropic arată cum adaugi documente în zona de cunoștințe a proiectului. O precizare utilă: informațiile discutate într-o conversație nu sunt, prin simpla lor prezență acolo, context comun pentru toate conversațiile proiectului. Pune în documentele de referință ceea ce trebuie reutilizat.
Scrie instrucțiuni despre ce trebuie făcut când lipsește ceva
Pentru oferta din exemplu, instrucțiunile ar putea cere: „Folosește descrierile și condițiile din documentele proiectului. Dacă nu găsești un preț sau un termen de livrare, marchează informația ca lipsă. Nu completa cu o estimare. La final, enumeră punctele care trebuie confirmate de responsabilul comercial.”
Instrucțiunile proiectului se aplică în conversațiile lui. Ele ajută la consecvență, dar răspunsul trebuie verificat. Testează explicit o cerere pentru care lipsește prețul, ca să vezi dacă rezultatul respectă regula.
Poți adăuga și cerințe de redactare: română firească, fără superlative și fără beneficii care nu apar în cererea clientului. Un exemplu de ofertă bine scrisă este mai ușor de urmărit decât o listă lungă de adjective despre stil.
Încearcă o cerere obișnuită și una incompletă
Pentru prima, oferă descrierea cerută de client și datele de care ar avea nevoie un coleg. Cere o primă variantă de ofertă și indicarea documentelor folosite.
Pentru a doua, omite intenționat o informație importantă, de exemplu numărul de participanți la un curs. Verifică dacă răspunsul cere completarea sau dacă inventează o valoare și continuă. Păstrează acest caz în lista de verificări a proiectului.
Citește și secțiunile care par corecte. Un text fluent poate schimba sensul unei condiții: „suport separat” poate deveni „suport inclus”. Compară prețurile, termenele și obligațiile cu sursele, înainte ca oferta să ajungă la client.
Stabilește cine poate folosi și modifica proiectul
În planurile care permit partajarea proiectelor, Anthropic descrie drepturi diferite pentru folosirea și editarea conținutului. Verifică ce permite planul firmei și cine trebuie să aibă acces.
Responsabilul documentelor ar trebui să știe când se schimbă o listă de prețuri sau o descriere de serviciu. Stabiliți cum înlocuiește versiunea veche și cine verifică răspunsurile după actualizare. Documentele cu informații confidențiale se folosesc numai după regulile firmei și condițiile contului ales.
Păstrează un exemplu de verificare pentru fiecare actualizare
Când modifici documentele, repetă câteva cereri cunoscute. Verifică oferta obișnuită, cererea incompletă și o întrebare pentru care răspunsul nu există în surse.
Dacă echipa trebuie să rescrie aproape tot răspunsul, notează ce lipsește: documente mai bune, instrucțiuni mai precise sau o sarcină mai bine delimitată. Aceste observații sunt utile și într-un curs practic de Claude, pentru că pornesc din munca pe care oamenii chiar o au de făcut.