O automatizare între email și CRM poate înregistra cererile fără să le mai copieze un coleg. Partea care trebuie gândită bine este ce se întâmplă când aceeași persoană scrie din nou, lipsesc date sau transferul nu reușește.
Să luăm un exemplu: o firmă primește cereri de ofertă la o adresă comună. Un coleg citește mesajul, caută persoana în CRM, creează o oportunitate și anunță responsabilul comercial. Vrem să automatizăm înregistrarea și repartizarea cererii. Răspunsul către client rămâne, în acest exemplu, la coleg.
Stabilește ce trebuie extras din mesaj
Poți avea nevoie de numele persoanei, firma, adresa de email și serviciul cerut. Separă câmpurile obligatorii de cele care pot rămâne goale. Dacă bugetul nu apare în mesaj, nu ar trebui completat cu o presupunere.
Păstrează și mesajul original sau o legătură către el, în limitele accesului echipei. Rezumatul este util pentru orientare, dar colegul poate avea nevoie să verifice o formulare exactă sau un document atașat.
AI poate ajuta la identificarea nevoii dintr-un text liber. Pentru copierea unei adrese de email sau pentru repartizarea după o regulă fixă, verifică mai întâi dacă automatizarea obișnuită este suficientă.
Decide când creezi un contact nou
O persoană poate exista deja în CRM. Dacă fiecare mesaj creează un contact nou, automatizarea adaugă muncă de curățare în loc să o reducă.
Alege o regulă de căutare și tratează separat potrivirile neclare. O adresă de email poate fi utilă pentru identificare, dar o adresă comună a unei firme poate fi folosită de mai multe persoane. Pot exista și cereri în care expeditorul discută în numele altcuiva.
Stabilește dacă noul mesaj se adaugă unei oportunități existente sau deschide una nouă. Pentru răspunsurile din aceeași conversație, păstrează legătura cu cererea inițială.
Pregătește un loc pentru cererile neclare
Un mesaj poate avea două solicitări, un atașament imposibil de citit sau prea puține informații. Alege unde ajung aceste cazuri și cine le verifică. O etichetă de eroare pe care nimeni nu o urmărește nu rezolvă problema.
De exemplu, poți avea o listă „De verificat” cu mesajul, câmpurile găsite și motivul opririi: „firma nu a fost identificată” sau „există două contacte posibile”. Colegul corectează doar ce lipsește și continuă înregistrarea.
Verifică reluarea după o eroare
Dacă CRM-ul nu răspunde, cererea nu trebuie să dispară. Păstrează o evidență a mesajelor preluate și a celor pentru care înregistrarea s-a terminat.
La reluare, verifică dacă operațiunea a fost deja făcută. Poate exista situația în care contactul s-a creat, dar confirmarea nu a ajuns la automatizare. Fără o verificare a dublurilor, următoarea încercare poate crea încă un contact.
Modul exact depinde de funcțiile emailului și ale CRM-ului. De aceea trebuie verificată posibilitatea integrării înainte de a promite că întregul proces poate fi automatizat.
Testează cu mesaje din activitatea firmei
Pregătește exemple fără date personale pentru: client nou, client existent, răspuns la o conversație, informație lipsă, atașament și mesaj fără legătură cu vânzările. Adaugă un test în care CRM-ul nu este disponibil și unul în care același mesaj este procesat din nou.
Pentru fiecare, scrie rezultatul așteptat. Verifică nu doar câmpurile create, ci și persoana care primește cererea și informațiile pe care le vede.
Măsoară timpul până la preluarea cererii
După prima perioadă de folosire, urmărește cererile înregistrate corect, dublurile, cazurile de verificat și timpul până când un coleg preia solicitarea. Include timpul de corectare în comparația cu lucrul manual.
Dacă datele ajung rapid în CRM, dar cererea rămâne nepreluată, următoarea problemă de rezolvat este repartizarea și urmărirea ei. Adăugarea unui răspuns automat nu compensează lipsa unui responsabil.