Pe scurt: procesarea facturilor se automatizează în patru pași. Întâi colectezi facturile dintr-un singur loc (email, folder, e-Factura). Apoi un sistem extrage automat datele. Urmează validarea după regulile tale. La final, datele ajung în programul de contabilitate.
Pasul 1, colectarea: aduni facturile dintr-o singură sursă, ca să nu mai fie căutate manual prin email sau hârtii.
Pasul 2, extragerea: sistemul citește furnizorul, numărul, data, sumele, TVA și liniile de produse, indiferent de formatul fiecărui furnizor.
Pasul 3, validarea: se verifică automat regulile tale, de exemplu dacă datele se potrivesc cu comanda sau cu contractul, iar cazurile neclare merg către un om.
Pasul 4, trimiterea: datele validate intră în programul de contabilitate (de exemplu Saga sau SmartBill) și se pot lega de e-Factura.
Recomandarea practică: începe cu furnizorii cu volum mare, păstrează validarea umană la cazuri neclare și extinde treptat. Un audit gratuit îți arată ce volum poți automatiza realist.